ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Příměstské tábory pořádané společností Důmkostek s.r.o.

Účinnost od: 1.6.2026

Tyto zásady vysvětlují, jak společnost Důmkostek s.r.o. zpracovává osobní údaje dětí, jejich zákonných zástupců, osob oprávněných k vyzvedávání dětí a dalších osob v souvislosti s organizací příměstských táborů a souvisejících akcí.

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Důmkostek s.r.o.
IČO: 10804005
Sídlo: Jasenná 204, 552 22 Jasenná
E-mail: info@dumkostek.cz
Telefon pro příměstské tábory: +420 703 957 035
Web: www.dumkostek.cz/tabory

Dále jen „správce“ nebo „pořadatel“.

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

Veškeré dotazy, žádosti a námitky týkající se osobních údajů je možné zasílat na e-mail info@dumkostek.cz.

2. Koho se zpracování týká

Správce může zpracovávat osobní údaje zejména těchto osob:

• dítěte přihlášeného na tábor,

• zákonného zástupce dítěte,

• dalších kontaktních osob,

• osob oprávněných dítě vyzvednout,

• osob zachycených na fotografiích nebo audiovizuálních záznamech,

• zájemců o budoucí turnusy a další obdobné aktivity.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme

Podle konkrétní situace můžeme zpracovávat zejména následující údaje.

3.1 Údaje o dítěti

• jméno a příjmení,

• rodné číslo,

• datum narození nebo věk,

• rodné číslo,

• zvolený turnus,

• velikost oblečení,

• informace o předání a vyzvednutí dítěte,

• záznamy o docházce,

• informace o účasti na programu,

• informace o chování nebo individuálních potřebách důležitých pro bezpečný průběh tábora,

• fotografie, videozáznamy nebo zvukové záznamy, pokud je jejich pořízení a použití dovoleno.

3.2 Údaje zákonného zástupce a kontaktních osob

• jméno a příjmení,

• bydliště nebo fakturační adresa,

• telefonní číslo,

• e-mailová adresa,

• vztah k dítěti,

• bankovní a platební údaje,

• údaje uvedené v přihlášce, korespondenci, reklamaci nebo žádosti,

• historie přihlášek a komunikace s pořadatelem.

3.3 Údaje osob oprávněných k vyzvednutí dítěte

• jméno a příjmení,

• vztah k dítěti,

• telefonní číslo,

• případně údaj potřebný k ověření totožnosti při vyzvednutí dítěte.

Kopie dokladu totožnosti se běžně nepořizuje.

3.4 Údaje o zdravotním stavu dítěte

V rozsahu nezbytném pro bezpečnou účast dítěte můžeme zpracovávat zejména:

• alergie a potravinová omezení,

• zdravotní diagnózy a omezení,

• pravidelně nebo příležitostně užívané léky,

• pokyny k podávání léků,

• informace o fyzických, psychických, behaviorálních nebo jiných specifických potřebách,

• údaje o úrazu, nevolnosti nebo jiné zdravotní události,

• informace potřebné pro přivolání zdravotní pomoci a informování zákonného zástupce.

Žádáme rodiče, aby uváděli pouze informace, které mohou být důležité pro bezpečnost dítěte, ostatních účastníků nebo řádné zajištění programu.

4. Pro jaké účely údaje zpracováváme

Osobní údaje můžeme zpracovávat zejména za následujícími účely:

• přijímání a posuzování přihlášek,

• rezervace místa a uzavření smluvního vztahu,

• evidence a zpracování plateb,

• organizace, příprava a realizace tábora,

• rozdělení dětí do skupin a přizpůsobení programu jejich věku a potřebám,

• zajištění stravy, pitného režimu, pomůcek, triček, dopravy, výletů a dalších součástí programu,

• komunikace se zákonnými zástupci před táborem, během něj i po jeho skončení,

• evidence příchodů, odchodů a osob oprávněných dítě vyzvednout,

• ochrana zdraví, života a bezpečnosti dětí a dalších osob,

• řešení úrazů, nevolností, mimořádných událostí nebo krizových situací,

• podávání léků podle písemných pokynů zákonného zástupce,

• dokumentace průběhu tábora,

• předání fotografií rodičům,

• propagace táborů a dalších aktivit pořadatele, pokud je k tomu udělen odpovídající souhlas,

• zasílání organizačních zpráv,

• zasílání nabídek dalších obdobných táborů, kroužků, akcí nebo služeb, dovoluje-li to právní předpis nebo udělený souhlas,

• vyřizování dotazů, reklamací, stížností a pojistných událostí,

• ochrana právních nároků pořadatele,

• plnění účetních, daňových, pracovněprávních a dalších zákonných povinností,

• kontrola kvality programu, interní statistiky a plánování dalších turnusů.

5. Právní důvody zpracování

Osobní údaje zpracováváme na základě jednoho nebo více následujících právních důvodů:

5.1 Plnění smlouvy a kroky před jejím uzavřením

Tento právní důvod používáme zejména pro:

• zpracování přihlášky,

• rezervaci místa,

• zajištění programu a stravování,

• komunikaci s rodiči,

• evidenci plateb,

• předávání dítěte,

• zajištění sjednaných služeb.

Bez poskytnutí údajů nezbytných pro uzavření a plnění smlouvy není možné dítě na tábor přijmout.

5.2 Plnění právních povinností

Tento právní důvod se týká zejména:

• účetních a daňových dokladů,

• evidence plateb,

• spolupráce s orgány veřejné moci,

• plnění povinností v oblasti bezpečnosti, ochrany zdraví a zaměstnávání osob,

• povinného uchovávání určitých dokumentů.

5.3 Oprávněný zájem správce nebo třetích osob

Na základě oprávněného zájmu můžeme zpracovávat údaje zejména pro:

• ochranu zdraví, bezpečnosti a majetku,

• organizaci a kontrolu průběhu tábora,

• vedení provozních záznamů,

• předcházení sporům a podvodům,

• dokazování průběhu předání dítěte nebo mimořádné události,

• řešení stížností, úrazů, škodních a pojistných událostí,

• ochranu a uplatňování právních nároků,

• interní administrativu, statistiky a vyhodnocování kvality služeb,

• přiměřenou komunikaci s dřívějšími zákazníky o vlastních obdobných službách, umožňují-li to právní předpisy.

Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu může subjekt údajů vznést námitku.

5.4 Souhlas

Na základě dobrovolného souhlasu můžeme zpracovávat zejména:

• zdravotní údaje dítěte, pokud je pro jejich zpracování vyžadován výslovný souhlas,

• fotografie a videa pro web, sociální sítě, reklamu a jiné propagační účely,

• kontaktní údaje pro zasílání obchodních sdělení v případech, kdy je souhlas vyžadován,

• jiné údaje nebo účely výslovně uvedené v konkrétním souhlasu.

Souhlas lze kdykoli odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost předchozího zpracování.

Odvolání souhlasu s fotografiemi neznamená automatickou povinnost stáhnout již vytištěné materiály nebo odstranit obsah, který správce již nemůže fakticky ovládat. Správce však přestane fotografie nově používat a v přiměřeném rozsahu odstraní obsah ze svých vlastních aktivních komunikačních kanálů.

5.5 Ochrana životně důležitých zájmů

V mimořádné situaci mohou být osobní nebo zdravotní údaje zpracovány nebo předány, pokud je to nezbytné pro ochranu života nebo zdraví dítěte či jiné osoby, například zdravotnické záchranné službě.

6. Fotografie a audiovizuální záznamy

Během tábora mohou být pořizovány fotografie nebo videa zachycující průběh programu.

Fotografie a záznamy mohou být podle rozsahu uděleného souhlasu použity například:

• v neveřejné galerii určené rodičům,

• ve shrnutí konkrétního turnusu,

• na webových stránkách pořadatele,

• na profilech pořadatele na sociálních sítích,

• v příspěvcích, reklamách, plakátech a propagačních materiálech,

• k prezentaci dalších ročníků táborů nebo obdobných akcí.

Souhlas s veřejným použitím fotografií není podmínkou účasti dítěte.

Správce se snaží nezveřejňovat celé jméno dítěte společně s jeho rozpoznatelnou fotografií, pokud k tomu nemá zvláštní důvod a odpovídající souhlas.

Fotografie zveřejněné na internetu mohou být dále sdíleny, kopírovány nebo ukládány jinými uživateli a správce nemusí mít možnost jejich další šíření zcela ovlivnit.

7. Obchodní a informační sdělení

Organizační zprávy týkající se přihlášky, platby, průběhu tábora, změn programu, bezpečnosti nebo následného vypořádání nejsou marketingovými zprávami a můžeme je zasílat v rozsahu nezbytném pro plnění smlouvy.

Na kontaktní údaje zákazníků můžeme v souladu s právními předpisy zasílat nabídky vlastních obdobných služeb, zejména:

• dalších příměstských táborů,

• dětských akcí,

• workshopů,

• kroužků,

• vzdělávacích a kreativních programů.

Příjemce může další zasílání kdykoli jednoduše a bezplatně odmítnout prostřednictvím odkazu v e-mailu nebo zprávou na info@dumkostek.cz.

Jiným osobám zasíláme marketingové zprávy pouze na základě odpovídajícího souhlasu nebo jiného zákonného důvodu.

8. Zdroje osobních údajů

Údaje získáváme zejména:

• přímo od zákonného zástupce,

• z přihláškového formuláře,

• z e-mailové, telefonické nebo osobní komunikace,

• při platbě,

• během předávání dítěte,

• od dítěte v průběhu tábora,

• od vedoucích, zdravotníků, poskytovatelů stravy nebo dalších osob zapojených do programu,

• od orgánů veřejné moci, zdravotníků nebo pojišťoven v souvislosti s mimořádnou událostí.

Zákonný zástupce odpovídá za to, že je oprávněn předat pořadateli údaje dalších osob, například osob oprávněných k vyzvednutí dítěte, a že je o tomto předání přiměřeně informuje.

9. Komu mohou být údaje zpřístupněny

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny zejména:

• vedoucím, brigádníkům a dalším osobám zajišťujícím tábor,

• poskytovatelům stravování,

• provozovateli prostor,

• dopravcům a provozovatelům navštívených míst,

• poskytovatelům IT, hostingu, webových formulářů, cloudových úložišť a e-mailových služeb,

• účetním, daňovým, právním a pojistným poradcům,

• bankám a poskytovatelům platebních služeb,

• pojišťovnám,

• zdravotnickým pracovníkům, záchranným složkám a zdravotnickým zařízením,

• orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon nebo ochrana práv,

• provozovatelům sociálních sítí a reklamních platforem, pokud je obsah na těchto platformách zveřejněn.

Každá osoba dostává pouze takový rozsah údajů, který potřebuje pro svoji činnost.

Osoby zajišťující program jsou povinny zachovávat důvěrnost a nakládat s osobními údaji pouze podle pokynů pořadatele.

10. Používané elektronické služby

Pro přihlášky, komunikaci, sdílení dokumentů, správu účastníků a marketing můžeme používat zejména:

• webové a hostingové služby,

• e-mailové služby,

• cloudová úložiště a online tabulky,

• online formuláře,

• účetní a fakturační systémy,

• sociální sítě,

• reklamní a analytické nástroje.

Mezi poskytovatele mohou podle aktuálně používaných služeb patřit například společnosti Google, Meta, poskytovatel webu Důmkostek, poskytovatel e-mailových služeb a další smluvní dodavatelé.

Aktuální informace o konkrétních zpracovatelích lze získat na vyžádání na adrese info@dumkostek.cz.

11. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří dodavatelé IT, cloudových, analytických nebo sociálních služeb mohou zpracovávat údaje také mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor.

V takovém případě se předání uskutečňuje pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě:

• rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany,

• standardních smluvních doložek,

• jiného zákonného mechanismu pro mezinárodní předávání údajů.

Při zveřejnění obsahu na sociálních sítích se uplatní také vlastní zásady ochrany soukromí provozovatele dané platformy.

12. Doba uchování údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu odpovídající jejich účelu, zákonným povinnostem a potřebě ochrany práv.

Zpravidla se používají následující lhůty:

Přihláška, smluvní údaje a komunikace

Po dobu tábora a následně po dobu až 4 let od jeho skončení, případně déle, probíhá-li reklamace, spor, pojistná událost nebo jiné řízení.

Účetní a daňové dokumenty

Po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, zpravidla 10 let.

Docházka, předávání dítěte a provozní dokumentace

Po dobu až 4 let od skončení turnusu.

Zdravotní údaje bez incidentu

Zpravidla nejdéle 6 měsíců po skončení turnusu, pokud jejich další uchování není potřebné pro ochranu práv nebo plnění právní povinnosti.

Záznamy o úrazech, škodách a mimořádných událostech

Po dobu nezbytnou k vyřízení události a následně po dobu odpovídající promlčecím a zákonným lhůtám, případně po celou dobu sporu nebo pojistného řízení.

Neúspěšné nebo nezaplacené přihlášky

Zpravidla nejdéle 6 měsíců od zániku žádosti o rezervaci, není-li delší uchování odůvodněno komunikací, sporem nebo souhlasem se zasíláním dalších nabídek.

Fotografie a videozáznamy

• neveřejná rodičovská galerie: zpravidla do 12 měsíců od skončení turnusu,

• fotografie používané k propagaci: po dobu trvání souhlasu, nejdéle zpravidla 5 let od jejich pořízení, není-li souhlas dříve odvolán,

• vybrané fotografie dokumentující historii projektu mohou být uchovávány po delší dobu v neveřejném archivu, pokud jsou přiměřeně zabezpečené a nejsou dále aktivně zveřejňovány.

Marketingové kontakty

Po dobu trvání souhlasu, obchodního vztahu nebo oprávněného zájmu, nejdéle zpravidla 3 roky od poslední účasti, nákupu nebo aktivní komunikace, případně do odvolání souhlasu nebo vznesení námitky.

Evidence odvolaných souhlasů a námitek

V nezbytném rozsahu po dobu potřebnou k prokázání, že správce žádosti vyhověl a další zpracování neprovádí.

Po uplynutí příslušné doby údaje bezpečně vymažeme, anonymizujeme nebo omezíme jejich zpracování.

13. Povinnost poskytnout údaje

Údaje označené v přihlášce jako povinné jsou nutné pro zpracování přihlášky, komunikaci, bezpečné převzetí dítěte nebo poskytnutí služby.

Bez těchto údajů může správce přihlášku odmítnout nebo dítě nepřevzít.

Poskytnutí údajů pro marketing nebo veřejné použití fotografií je dobrovolné a nemá vliv na přijetí dítěte.

14. Automatizované rozhodování

Správce běžně neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by mělo pro dítě nebo zákonného zástupce právní nebo obdobně významné účinky.

Přihlášky mohou být technicky tříděny podle zvoleného termínu, věku, stavu platby nebo kapacity turnusu.

15. Zabezpečení osobních údajů

Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření, zejména:

• omezení přístupu pouze na osoby, které údaje potřebují,

• ochranu elektronických účtů heslem,

• oddělené uchovávání zdravotních a běžných provozních údajů, je-li to prakticky možné,

• poučení vedoucích a spolupracovníků o mlčenlivosti,

• bezpečné ukládání papírových dokumentů,

• průběžný výmaz údajů, které již nejsou potřebné,

• omezení sdílení zdravotních údajů jen na nezbytné osoby,

• evidenci incidentů a mimořádných událostí.

Přesto nelze zaručit absolutní bezpečnost elektronické komunikace nebo internetu.

16. Práva subjektů údajů

Za podmínek stanovených GDPR máte právo:

• získat potvrzení, zda osobní údaje zpracováváme,

• požadovat přístup k osobním údajům,

• požadovat opravu nepřesných nebo neúplných údajů,

• požadovat výmaz údajů,

• požadovat omezení zpracování,

• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,

• odvolat souhlas,

• získat některé údaje ve strojově čitelném formátu a požadovat jejich přenos,

• nebýt předmětem výhradně automatizovaného rozhodování s významnými účinky,

• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Žádost lze zaslat na info@dumkostek.cz.

Před vyřízením žádosti může správce přiměřeným způsobem ověřit totožnost žadatele a jeho oprávnění jednat za dítě.

Práva nejsou absolutní. Některým žádostem nemusí být možné zcela vyhovět, pokud údaje musíme uchovat z důvodu zákonné povinnosti, ochrany práv, probíhajícího sporu nebo bezpečnosti dalších osob.

17. Odvolání souhlasu a námitka proti marketingu

Souhlas lze kdykoliv odvolat:

• e-mailem na info@dumkostek.cz,

• písemně na adresu sídla správce,

• způsobem uvedeným v konkrétním marketingovém sdělení.

Další marketingová sdělení lze odmítnout bezplatně a bez uvedení důvodu.

18. Stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že správce zpracovává osobní údaje v rozporu s právními předpisy, můžete podat stížnost u:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.gov.cz

Doporučujeme však nejprve kontaktovat správce na info@dumkostek.cz, abychom mohli situaci bezodkladně prověřit.

19. Změny těchto zásad

Správce může tyto zásady přiměřeně aktualizovat, zejména při:

• změně právních předpisů,

• změně používaných systémů nebo dodavatelů,

• změně způsobu organizace táborů,

• zavedení nových služeb.

Pro konkrétní přihlášku je rozhodující verze zásad zpřístupněná zákonnému zástupci při jejím odeslání, pokud pozdější změna není pro subjekt údajů výhodnější nebo nevyplývá ze zákona.

Aktuální verze bude zveřejněna na webu https://www.dumkostek.cz/zasady-ochrany-osobnich-udaju-primestske-tabory.